השתתפות בכנסים ותערוכות מקצועיות – מאמר שני בסדרה

במאמר הראשון בסדרה

דנו בחשיבות הצבתם של מטרות ויעדים בהשתתפות בתערוכה מקצועית או כנס, ב"רווחים" וביתרונות שבהשתתפות ובכדאיות הכלכלית שבהצגה. במאמר זה נתייחס לארבעה טיפים נוספים וניכנס לעובי הקורה…

4 טיפים נוספים

1. כיצד לבחור את התערוכה או הכנס האפקטיביים ביותר?
יש תערוכות או כנסים שמתקיימים רק אחת לשנה או שנתיים ולכן, אם החלטתם לבחון את הרעיון מבעוד מועד, בקרו בתערוכה הפוטנציאלית לפני שתתחייבו על ביתן.

• צפו במציגים ובמבקרים וקבלו החלטה – האם זהו הקהל שלכם?
• בררו מהי הבולטות הנדרשת כדי להשיג את המטרות שהצבתם (לדוגמא – רק ביתנים גדולים ומרכזיים זוכים למבקרים רבים…)
• בחנו את העלויות. מהי העלות נדרשת לצורך השגת המטרות שהגדרתם?
• מתחרים. האם המתחרים שלכם מציגים בתערוכה? לרוב זו אינה סיבה מספקת לקבלת ההחלטה (כך לדוגמא יכולים המתחרים להציג אך גם להפסיד כסף . בוודאי לא תרצו להצטרף אליהם…) אבל ישנן תערוכות ש"שחקן מרכזי" בתחום אינו יכול שלא להיות נוכח בהן.

בכפוף לכל הבדיקות, בהחלט מומלץ להציג בתערוכות בהן השוק שלנו נמצא. לדוגמא, לקוחות שלנו מתחום מדפסות התלת מימד – השתתפו בתערוכה משמעותית – ונהנו משיתופי פעולה, שדרוג תדמיתי ועוד. לאחר האירוע בהחלט ניתן לשתף קולגות, לקוחות ועובדים ולספר על התערוכה ותובנות ממנה… כי כן, השתתפנו ו"היינו חלק".
יש לציין כי לא ניתן לדעת בוודאות אם לקוחות פוטנציאליים יהיו נוכחים בתערוכה – למעט תערוכות גדולות באמת בהם ידוע על משתתפים או מוזמנים מכל העולם. אולם, כך או כך, אם אתה מציג בכנס או תערוכה בהם קהל היעד נוכח, גם לא באופן ממוקד לתחום ההתמחות של החברה, ניתן לצפות ליותר עסקים ובעלי תפקידים אשר עשויים להתעניין בחברה ובמרכולתה. בקיצור – לקוחות פוטנציאליים.

2.הצוות שלנו
הצגה בתערוכה מקצועית מצריכה אנרגיות רבות ושעות עבודה ארוכות (לפני, במהלך ואחרי). בקיצור – עסק לאא פשוט בכלל.

• הגדירו את רשימת המטלותהמדויקת החל מהתכנון, דרך ההקמה וכלה בהשתתפות (כולל פתיחה וסגירה מדי יום) בפירוק ובפעילות הנלוות וחלקו אחריות באופן אפקטיבי. חלוקת אחריות בין אנשי הצוות היא הדרך היעילה ביותר להשגת מטרות הכנס, וזאת במקביל לפעילויות שוטפות שלא ניתן לדחותן.
• בחרו את אנשי הצוותהמתאימים ביותר לתערוכה בה החלטתם להשתתף – האם זו תערוכה שמצריכה את המנהלים הבכירים? אנשים טכניים? צוות המכירות כולו?
• חשבו על הדרכים הנכונותביותר עבורכם לתגמל את הצוות שלכם. זכרו שמדובר בעבודה לא שגרתית… עליהם להגיע כל בוקר לתערוכה עם חיוך ואנרגיות חיוביות אשר יתחברו למותג שלכם בחשיפה לאורך שעות ארוכות.

3.קוד לבוש

הגדירו קוד לבוש מחייב לתערוכה בהתאם לאופייה- חולצות כפתורים? סרבלים עם שם החברה? הכל בהתאם לאופי התערוכה ומבקריה. זכרו, כי הלבוש הוא חלק בלתי נפרד מהנראות, המיצוב והמיתוג של הארגון!

4. ציוד לתערוכה
זכרו שהתערוכה לא מתקיימת בסביבה הטבעית שלכם. כאן לא ניתן לגשת למשרד ולקחת דפים, לקפוץ למחסן להביא עוד כרטיסי ביקור וגם לא "לבקש ממשה שיסדר את המצגת…".

• הכינו רשימה מפורטת של כל הציוד שאתם זקוקים לו בביתן, כולל מוצרים מתכלים שתצטרכו להשלים מדי בוקר (גם עטים הם מוצר מתכלה בתערוכה…). חלקו את האחריות בין אנשי הצוות.
• הכינו ברושורים וכרטיסי ביקור לתערוכה. מומלץ להכין כמות מספקת אך לא מוגזמת. זכרו שרב החומר הפרסומי מגיע לפח. ניתן גם להשתמש בקוד QR כדי להיכנס להגרלה או לקבל הנחה- זו סיבה מצוינת למבקר לשמור את הכרטיס
• Give away חישבו על מוצרים שניתן לחלק, מתנות קטנות וממותגות, ברושור עם ערך מוסף וכל מוצר שמספק סיבה מספיק טובה כדי לשמור ו"לקחת הביתה".

במאמר האחרון בסדרה – השתתפות בכנסים ותערוכות – 3 טיפים אחרונים, נדון בדרך לייצר בולטות, בדרך להפיק את המירב וגם "ביום שאחרי".