טיפים לניהול זמן יעיל

אני זוכרת את השיעור הראשון בתואר שני במנהע"ס. המרצה שאל אותנו מהו המשאב המוגבל ביותר שיש לנו וכולנו צעקנו פה אחד: "כסף!" טעינו כמובן. המשאב המוגבל ביותר והבלתי ניתן להרחבה הוא הזמן שלנו. עוברות השנים ואני נוכחת מדי יום ביומו עד כמה התשובה נכונה…

להלן מספר טיפים לניהול יעיל של הזמן:

1. ערכו רשימה של כל המשימות שעליכם לבצע-ברשימה הזו תוכלו לרשום כל דבר- החל ממכתבים שיש לשלוח, טלפונים, דו"חות וגם דברים אישיים- להתקשר להזמין תור לרופא לילד. הרשימה הזו תהיה הבסיס לתכנון הזמן שלכם ותתעדכן כל הזמן. מומלץ להיעזר בגיליון אקסל.
2. מיינו את המשימות לפי רמת החשיבות-העתיקו את המשימות לטופס אחר באותו גליון עבודה ומיינו. משימות חשובות ביותר ייצבעו בצבע אדום. משימות חשובות פחות בכחול והשאר- שחור, באופן שהחשובות יותר יבלטו.
3. בצעו חלוקת משנה לפי רמת הדחיפות-העתיקו את כל המשימות החשובות והדחופות לחלק העליון של הדף. החשובות והפחות דחופות מתחת  וכו'. הגדירו קו הפרדה ומתחתיו רשמו את כל המשימות הדחופות אך לא חשובות. אם יש לך המון זמן בצעו אותן. אם אתם קוראים את המאמר
   הזה כנראה אין לכם..
4. תכנון חודשי– עם סיום כל חודש ערכו רשימת משימות חשובות המיועדות לביצוע לחודש הקרוב. החל כמובן בדחופות יותר. בתוך רשימה יהיו גם משימות שחשובות לקידום העסק שלכם בטווח הארוך. הגדר לעצמך מהן. לדוגמא: יצירת קשר עם 10 לקוחות חדשים מדי חודש, משלוח ניוזלטר מדי רבעון ועוד.
5. תכנון שבועי ויומי– התייחסו לתכנון החודשי וגזור מתוכו את התכנון היומי והשבועי.
6. דחוף ולא חשוב– מה דחוף ולא חשוב? לדוגמא, פגישה עם מוכרן שלחץ עליכם להפגש עמו רק "כדי לשמוע". לא מעוניינים? ענו לו באסרטיביות ובנימוס ואל תקבעו פגישה- גם אם תכננתם להקצות לו בפועל רק רבע שעה.
7. מקבצים– השתדלו לבצע מספר פעולות קצרות דומות באותו מקבץ זמן- לדוגמא- משלוח הצעות מחיר (במידה וסטנדרטיות), מענה לשיחות טלפון.
8. המנעו ממעבר מנושא לנושא– או במלים אחרות- נהלו את הזמן שלך ואל תתנו לו לנהל אתכם. לדוגמא, אם אתם עסוקים בכתיבת הצעת מחיר, סיימו אותה וענה למיילים אח"כ. לא כל מייל שמגיע מחייב תשובה מיידית. התחלה וסיום של משימות ללא הפרעה הוא תמיד יעיל יותר מעשייה של מספר דברים בו זמנית.
9. זמן נסיעה– נצלו את זמן הנסיעה למענה לשיחות טלפון. אם אתם יודע שעומדת לפניך נסיעה ארוכה דחו את כל הטלפונים לזמן זה. השתמשו בדיבורית..
10. הרבו להשתמש בדוא"ל – במקום בטלפון, להודעות, שאלות וכל מה שאינו מצריך תקשורת אישית בכל פעם שמתאפשר לכם. כתיבת דואר של כמה שורות תיקח פחות מדקה (למדפיסים לאט) לעומת שיחת טלפון אשר עלולה להמשך זמן רב. מעבר לכך, דוא"ל ניתן לשלוח בכל שעה ובכך לאפשר שליטה טובה יותר על ניצול הזמן. את שיחות הטלפון נצלו לשיפור הקשר עם לקוחות, ספקים או גורמים מפנים או כמובן לכל מה שמסובך לפתור באמצעות הדוא"ל.
11. הקצו זמן פנוי בתכנון היומי. כמעט בכל יום נזקק לשעה-שעתיים לפחות למעבר על דואר נכנס, או ייישום פעולות כתוצאה מישיבות. זכרו, ברוב המקרים ישיבות הן יצרן של עבודה נוספת.לא ניתן לקיים ימים של ישיבות בלבד כי אז לא נתקדם בעבודה כלל.הזמן הטוב יותר הוא מוקדם בבוקר, לפני שכולם מגיעים לעבודה.
12. למדו להאציל סמכויות-אם ישנן מטלות אשר אינכם עושה לדעתכם ביעילות ותוכל להאצילן לאחרים, עשו זאת. השתמשו במשאבים העומדים  לרשותכם למה שחשוב באמת ורק אתם יכולים לבצע.
13. מצאו את הפתרונות הנכונים עבורכם– אתם מכירים את יכולותיכם ומגבלותיכם יותר מכולם. לדוגמא, אם אתם טיפוסים של ערב, העבירו את הזמן הפנוי לערב, לאחר שכולם הולכים.

מילה לעובדים מהבית:

הקפידו על ההפרדה בין העבודה לבית- בזמן העבודה אל תתייחסו כלל לבית- השאירו את הכביסה והקניות לאח"כ. אם תתחילו עם משימות פרטיות לא תוכלו לקדם את העבודה שלכם. אם אתם מתקשים בהפרדה, ערכו לעצמכם "טקס" של הפרדה- לבוש של עבודה, או כל דבר אחר שיסייע לכם.

ומילה נוספת לעצמאים: 

הקצו זמן לשיווק העסק שלכם– תכנון חודשי בנושא זה יסייע לכם בקידום העסק וימנע מכם מצב של משבר, בו יש ירידה בפעילות ונדרשת פעילות מיידית להשגת לקוחות ועבודות חדשים. זכרו, קיים פער זמן בין ביצוע לתוצאות בתחום זה ולכן חשוב לעשות שיווק כל הזמן- גם כאשר אנחנו מלאים עד אפס מקום בעבודה..

סדר במשרד:

משרד מסודר באופן יעיל ונכון יסייע לכם לחסוך זמן רב. טיפים מאת נורית לבנון, מסדרת ומארגנת משרדים:

1. שולחן העבודה – הקפידו לסדר את שולחן העבודה בסוף כל יום. הרבה יותר נעים להתחיל את הבוקר עם שולחן מסודר.
2. להפטר ממה שלא אוהבים– התחילו את היום עם המטלות שאתם פחות אוהבים לבצע. כך תפטרו מהן ותוכלו להמשיך את היום רגועים יותר.
3. מיון ניפוי ותיוק– אל תאספו חומר לא חיוני בתקווה כי ביום מן הימים תקראו אותו. אם עברו מספר חודשים ולא קראתם אותו, רוב הסיכויים שזה לא יקרה, לכן, לטובתכם – זרקו אותו. את החומר שחשוב עבורכם תייקו וארגנו באופן שתוכלו לאתר אותו בקלות. כך לא תבזבזו זמן עבודה יקר על  חיפושים.
4. משימות – ערכו רשימת מטלות מסודרת, סמנו בסוף כל יום מה בוצע ומה לא ועדכנו אותה ליום הבא.
5. ציוד משרדי – ארגנו סביבכם את הנדרש לייעול סביבת העבודה – כלי כתיבה בכוס יפה, מספריים , ניילונים וקלסרים ריקים. כל זה צריך להיות בהישג יד. הכינו מגשי נייר על השולחן לפי נושאים: חומר לתיוק, חומר שוטף ועוד, הניירת תהיה מרוכזת ולא תתפזר על כל שולחן העבודה.
6. מגרסה– במידת האפשר, רכשו מגרסה קטנה וניידת והשתמשו בה להכחדת הניירת המיותרת.
7. טיפול בניירת– הקצו זמן קבוע בכל שבוע, בין חצי שעה לשעה לטפל בניירת – כך לא תהיו טרודים בתיוק מדי יום, אבל גם לא יצטברו ערמות מתסכלות ומעלות אבק.

מאת: אורלי שפירא, יועצת שיווקית